La société EFFENCY est spécialisée dans le coaching digital. Elle a développé un outil de coaching digital en efficacité collective qui permet d’identifier le potentiel collaboratif d’équipes de travail qu’elle commercialise sur son site web www.effency.fr (le « Site ») et au travers d’une application mobile Teamgether («l’Application »). Cet outil nous permet de vous proposer des prestations et services de coaching digital en efficacité collective (nos « Services ») que nous détaillons dans nos CGU (lien vers les CGU).

La présente Politique de Confidentialité a pour objet de vous informer sur les données à caractère personnel que vous nous confiez ou que nous pouvons être amenés à collecter lors de vos navigations et de nos interactions sur notre Site et notre Application.

Nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de ces données, à la réglementation applicable en matière de données personnelles et notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés », au Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données faisant l’objet du décret n°2019-536 du 29 mai 2019.

1 – Identité du responsable de la collecte de données :

Le responsable de la collecte de vos données à caractère personnel est la société SAS EFFENCY, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le n° 822 320 172 ayant son siège social au 78 avenue de Flandre – 75019 Paris (« EFFENCY» ou « Nous »).

Email de contact : team@effency.fr

2 – Données à caractère personnel collectées :

Une donnée personnelle signifie toute information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres tels que son nom, son prénom, son adresse postale ou e-mail ou par référence à un numéro d’identification tel qu’un numéro de commande, une adresse IP etc..

EFFENCY veille scrupuleusement au principe de minimisation des données collectées, et ne collecte que les données nécessaires aux finalités de ses services, à savoir :

Données d’identification transmises par LE CLIENT (nom, adresse e-mail, adresse IP, données d’identification professionnelles) : ces données sont essentielles pour mettre en œuvre nos prestations et services de coaching digital. Elles sont transmises par un Client, lorsqu’il conclut un contrat avec EFFENCY ayant pour objet de permettre à ces salariés et/ou préposés de bénéficier de nos Services. Notre client transmet sous sa responsabilité les adresses mails de ses salariés autorisés à accéder à nos espaces de coaching.

Données d’identification transmises par L’UTILISATEUR (nom, adresse e-mail, adresse IP, données d’identification professionnelles, n° de téléphone, adresse postale) : ces données sont également essentielles pour mettre en œuvre nos prestations et services de coaching digital. Elles sont transmises quand un utilisateur, salarié et/ou préposé d’un client ouvre un compte sur le Site ou l’Application ou se connecte en vue de bénéficier de nos Services (tests individuels, analyse de groupe, suivi d’un programme de coaching).

Données bancaires [1]: ces données sont nécessaires pour toute commande de prestations par nos clients ou remboursement. Toutefois, aucun paiement n’est effectué en ligne et les données bancaires que nous pouvons recueillir sont uniquement destinées à nos prestataires de service de paiement.

Données techniques (adresses IP, logs de connexion) : ces données sont récoltées au cours de vos navigations.

Données de navigation (recherches, nombre de visites, date de la dernière visite) : ces données sont utiles pour proposer des services personnalisés mais aussi effectuer des mesures d’audience de nos produits et services.

3 – Finalités des traitements :

Vos données sont collectées et traitées pour des finalités explicites, légitimes et déterminées afin de nous permettre :

• D’assurer le bon fonctionnement de notre Site et notre Application, de leurs services et de leurs fonctionnalités.
• De vous adresser des notifications concernant le programme de coaching, de consulter vos résultats ou lorsque nous dialoguons via le Chatbot EFFENCY, sous réserve que vous ayez accepté ce type d’envoi.
• De vous adresser des sollicitations, des newsletters et messages promotionnels, sous réserve que vous ayez accepté ce type d’envoi.
• D’effectuer des recherches.
• D’élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation de nos Services.

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

4 – Destinataires des données collectées :

EFFENCY ne transfère aucune donnée à des sociétés tierces pour tout autre motif que l’un des suivants :

Fourniture des prestations commandées : afin de pouvoir fournir les prestations et services de coaching digital proposées, vos données peuvent être transmises aux sociétés concernées, à savoir :

• Nos Consultants : Cog’X
• Nos Partenaires : La Petite Étincelle, Siclavy, Arborescence, In Facto.

Notre personnel, nos consultants et partenaires ont signé un engagement de respect de la confidentialité des données qu’ils sont amenés à traiter.

Accès à des services tiers : afin de mettre en œuvre nos prestations de coaching digital collectif nous utilisons des plateformes de communication collaborative, vos données peuvent transiter sur ces plateformes :

• Nos Prestataires de plateformes de communication collaborative : « Slack » (Salesforce) et Teams (Microsoft).

L’Utilisation par EFFENCY des informations reçues en provenance de ces services tiers respecte la politique de données utilisateurs de ces applications.

Sous-traitance : EFFENCY a recours à des prestataires pour faire fonctionner son Site et son Application et vous fournir les services et produits proposés et notamment à la société AWS pour le stockage des données. Les serveurs utilisés par EFFENCY sont situés dans le cloud AWS en France ((serveur applicatif, serveur web et serveur base de données)

L’Utilisation par EFFENCY des informations reçues en provenance de ces prestataires respecte la politique de données utilisateurs de ces applications étant rappelé que ces prestataires techniques ne peuvent utiliser les données personnelles que pour le compte d’EFFENCY et ne seront transmises que :

• si la réglementation l’exige ou pour se conformer à une obligation légale ou une procédure judiciaire ;
• dans le cas de circonstances urgentes pour garantir la sécurité des données.

Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

Les données à caractère personnel collectées sont susceptibles d’être utilisées à des fins de recherche ainsi qu’aux fins de réalisation de statistiques (voir article 10 de nos CGU). Dans ce cadre, elles sont susceptibles d’être transmises à des tiers, chercheurs, avec lesquels nous collaborons. Elles sont toutefois anonymisées avant toute transmission à ces tiers, de manière à ne plus constituer des données à caractère personnel lors cette leur transmission.

5 – Bases juridiques des traitements :

EFFENCY traite vos données personnelles sur les fondements juridiques suivants :

Exécution du contrat : le traitement de vos données est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre vous et EFFENCY, et/ou ses partenaires afin de vous fournir nos Services, via notre Site ou notre Application.

Intérêt légitime : EFFENCY peut disposer d’un intérêt légitime à traiter vos données. C’est par exemple le cas lorsque EFENCY procède à l’envoi de ses emails d’annonce de création des comptes ou lorsqu’elle procède à l’analyse de vos navigations sur son Site ou son Application dans un but d’amélioration de ses offres et services, de réalisation d’études statistiques sur les produits et/ou services qu’elle commercialise, de sécurisation de ses supports numériques (sites internet, applications, etc.).

Consentement : EFFENCY réalise des traitements à la suite de votre consentement exprès, qui peut être retiré à tout moment. Tel est le cas pour l’envoi de nos tests, analyses, programmes de coaching ou communications commerciales portant sur les offres spéciales.

Respect des obligations légales : EFFENCY peut réaliser des traitements dans le cadre du respect de ses obligations légales. Tel est le cas dans le cadre encore du traitement comptable de vos commandes.

6 – Durée de conservation des données à caractère personnel

Nous conservons les données conformément aux durées légales des recommandations de la CNIL et/ou des durées légales auxquelles EFFENCY est soumise. Cependant, le traitement des données est possible pour la preuve d’un droit ou d’un contrat.

Par exception, les données d’identification des utilisateurs sont conservées par notre société pendant une durée de 1 an à compter du dernier contact de la fin de l’exécution des Services concernés.

Pour les éventuelles opérations de prospection à destination des utilisateurs de nos Services, les données seront conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Les données à caractère personnel relatives à un prospect, non utilisateur, pourront être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

S’agissant des statistiques de mesure d’audience, les informations stockées dans le terminal des utilisateurs ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de 13 mois.

Pour la gestion des demandes de droit sur vos données personnelles, les données seront conservées pendant un an.

7 – Transferts des données hors Espace Economique Européen :

La politique de EFFENCY est de ne pas transférer de données hors de l’Espace Economique Européen.

Dans une telle hypothèse, EFFENCY s’engage à ce qu’ils soient effectués moyennant des garanties appropriées, notamment contractuelles et techniques, en conformité avec la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

8. Cookies

Cette rubrique est consacrée à la gestion des cookies sur le Site et l’Application et est destinée à vous informer sur l’origine et l’usage des informations de navigation traitées à l’occasion de votre consultation de notre Site ou de notre Application et sur vos droits.

Qu’est-ce qu’un cookie ? Un cookie ou traceur est un fichier électronique déposé sur un terminal (ordinateur, tablette, Smartphone, consoles de jeux etc.) et lu lors de la consultation d’un site internet, d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel (tel que Chatbot) ou d’une application mobile et ce, quel que soit le type de terminal utilisé.

A quoi servent les cookies ? Les cookies utilisés sur notre Site et Application servent à vous différencier pour améliorer votre navigation et les services que nous vous proposons. Ils peuvent être émis et déposés directement par EFFENCY ou ses prestataires ou partenaires.

Comment gérer les cookies ? A chaque arrivée sur le Site ou l’Application et au démarrage de notre Chatbot, une bannière explicative sur l’utilisation des cookies apparaîtra sur laquelle vous devrez cliquer pour autoriser ou non les cookies ou les sélectionner[2]. L’enregistrement d’un cookie dans votre terminal est subordonné à votre acceptation. Vous pouvez choisir les cookies pouvant être déposés sur votre navigateur de manière à ce que des cookies soient acceptés et déposés ou au contraire refusés, de manière individualisée ou globale.

Quels cookies peuvent être déposés ? Il existe 4 types de cookies déposés sur notre Site et notre Application :

Les cookies techniques ou fonctionnels : Ces cookies facilitent l’utilisation de notre Site ou de notre Application ou de leurs fonctionnalités. Ils permettent notamment de vous authentifier sans avoir à ressaisir vos données de connexion et de connaître la langue d’affichage.

Les cookies internes nécessaires au bon fonctionnement du site : Nous n’utilisons pas de cookies de ce type.

Les cookies de mesure d’audience : Notre site et notre Application utilisent l’outil Google Analytics qui est un outil Google d’analyse d’audience Internet permettant à EFFENCY de mieux comprendre le comportement de ses utilisateurs. Cet outil peut utiliser des cookies pour collecter des informations et générer des rapports sur les statistiques d’utilisation d’un site Web sans que les utilisateurs individuels soient identifiés personnellement par Google. Le cookie « __ga » est celui qui est le plus utilisé par Google Analytics.

Outre la génération de rapports sur les statistiques d’utilisation d’un site Web, Google Analytics permet également, en association avec certains (…) cookies publicitaires (…), d’afficher des annonces plus pertinentes sur les sites Google (tels que la recherche Google) et sur le Web. Vous pouvez accéder à la politique de confidentialité Google Analytics à l’adresse https://www.google.com/analytics/learn/privacy.html?hl=fr.

Les cookies à des fins statistiques d’audience ne sont pas conservées au-delà de 24 mois.

Les cookies tiers destinés à améliorer l’interactivité de notre Site et de notre Application : Notre Site et notre Application utilisent certains services proposés par des sites tiers qui engendrent le dépôt de cookies tiers par ces services et soumis à leurs politiques de confidentialité. Il s’agit notamment des boutons de partages présents sur les sites « Twitter » (lien vers le site), « Facebook » (lien vers le site), « Linkedin » (lien vers le site). Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de ces réseaux sociaux et d’exercer vos choix en paramétrant vos comptes sur chacun d’eux.

Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires. Toutefois, si nous devions en utiliser à l’avenir, nous vous en informerions au préalable et vous auriez la possibilité le cas échéant de désactiver ces cookies.

9 – Quels sont vos droits et comment les exercer :

Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez sur vos données personnelles des droits suivants :

Un droit d’accès : vous disposez du droit de nous demander quelles données EFFENCY détient et d’en obtenir la communication.

Un droit de rectification : vous disposez du droit de demander la rectification des données inexactes détenues par EFFENCY et d’en être notifié.

Un droit d’effacement : vous disposez du droit d’obtenir de EFFENCY l’effacement des données vous concernant et d’en être notifié.

Un droit à la limitation du traitement : vous disposez du droit de nous demander de suspendre et de limiter le traitement de vos données le temps qu’une vérification puisse avoir lieu.

Un droit à la portabilité des données : vous disposez du droit à obtenir que vos données personnelles vous soient transmises dans un format structuré et de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Un droit d’opposition : vous disposez d’une droit de vous opposer, à tout moment, à figurer dans un fichier pour des motifs légitimes.

D’un droit de ne pas faire l’objet d’un profilage : vous disposez du droit préalable à consentir ou non à tout « profilage », c’est-à-dire à toute décision vous concernant prise sur la base d’un traitement automatisé, et dans le cas où vous auriez consenti à un tel profilage, vous disposerez du droit à un réexamen de votre situation par une personne humaine en vue d’obtenir une explication sur la décision prise ou d’en contester la décision[3].

Vous pouvez exercer vos droits directement auprès de EFFENCY selon les moyens suivants : par courrier électronique à team@effency.fr , sur le Site ou l’Application, dans la rubrique « contact »  ou par courrier postal à EFFENCY, 78 avenue de Flandre – 75019 Paris.

En cas de communication d’une pièce d’identité pour justifier de votre identité, nous la conserverons pendant 1 an ou 3 ans lorsque cette communication est effectuée dans le cadre de l’exercice d’un droit d’opposition.

En cas de litige, vous pouvez contacter la CNIL, sur le site web www.cnil.fr ou par courrier : CNIL 3 place deFontenoy,TSA80715,75334ParisCedex7.

10. Sécurité des données collectées

Nous prenons ainsi que nos partenaires et sous-traitants toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Ces mesures tiennent compte de l’état de l’art, de la doctrine de la CNIL et de l’ANSSI et sont conformes aux standards de sécurité en vigueur.

Les principes suivants président les développements de notre Site et de notre Application, tant au niveau infrastructures techniques (hébergements sécurisés, politique de sécurisation et contrôle d’accès) que du point de vu applicatif (développement du Site et de l’Application) :

• Collecte des données sécurisées ;
• Stockage garantissant l’intégralité et la confidentialité des données ;
• Sécurisation des environnements de développement ;
• Sécurisation de l’accès aux données ;
• Limitation de la sous-traitance.

Nous traitons les données personnelles au sein d’infrastructures sécurisées localisées dans l’Espace Économique Européen ; notre Site et notre Application font l’objet d’audits réguliers permettant de garantir un haut niveau de sécurité.

11. Entrée en vigueur

La présente politique de confidentialité est entrée en vigueur le 6 mai 2021

[1] Y a t’il une possibilité de paiement en ligne ? Je n’ai rien vu de tel sur les CGU ; pouvez vous me confirmer qu’aucune donnée financière ne transite via le site et l’application ?

[2] Attention à compter du 31 mars il faut prévoir un consentement différencié TOUT REFUSER/ TOUT AUTORISER / SELECTIONNER  pour les cookies (voir en fin de doucment)

[3] Un traitement de profilage a pour objet d’évaluer une personne et de prédire ses réactions et ses préférences. Il repose sur l’établissement d’un profil individualisé concernant une personne en particulier en vue de tirer des conclusions, d’émettre un jugement. Il est interdit de prendre une décision au sujet d’une personne si cette décision est totalement informatisée (« profilage associé à une prise de décision automatisé sans intervention humaine). Il est toutefois prévu des exceptions : quand ce profilage est nécessaire à l’exécution du contrat, dans certains cas légitime ou si la personne a donné explicitement son consentement et dispose d’un droit d’opposition. Le document envisage cette 3^ème hypothèse.